Làm thế nào để trì hoãn hoặc lịch gửi tin nhắn email trong Outlook

Bạn đã bao giờ có một Oh, không! ngay sau khi bạn nhấn nút Gửi trên email? Tôi biết tôi có. Email sẽ ngay lập tức rời khỏi hộp thư đến của người nhận và bạn không thể làm gì với nó. Và bất kể có bao nhiêu sai lầm ngữ pháp bạn phát hiện ra, không có cách nào để lấy lại nó.

May mắn cho chúng tôi, Microsoft Outlook là một ứng dụng email rắn với một danh sách các tính năng ấn tượng. Với những điều chỉnh đúng ở đây và ở đó, chúng tôi có thể cung cấp cho mình một căn phòng lung linh nhỏ để thực hiện các chỉnh sửa cần thiết ngay cả sau khi nhấp vào nút Gửi.

Biết làm thế nào để trì hoãn việc gửi email của bạn có thể chứng minh là cực kỳ quan trọng. Giả sử bạn đang trao đổi email với một khách hàng tiềm năng đang sống trong một múi giờ hoàn toàn khác với múi giờ của bạn. Sẽ tốt hơn nếu các thông báo từ email của bạn không đánh thức anh ta lúc 3 giờ sáng. Bạn có thể thực hiện nó một cách thông minh và lên lịch gửi email vào thời điểm người đó có mặt.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu một số phương pháp sẽ giúp bạn gửi tin nhắn sau này. Dưới đây bạn có hướng dẫn từng bước về việc trì hoãn việc gửi một email duy nhất trong Outlook (Phương pháp 1) . Nếu bạn muốn trì hoãn mọi email bạn gửi, bạn nên thiết lập quy tắc sẽ tự động chạy trong nền và trì hoãn việc gửi (Phương thức 2) .

Cho dù bạn kết thúc phương pháp nào, đừng phản ứng quá mức với việc trì hoãn tin nhắn của bạn. Hãy nhớ rằng một số phiên bản Outlook và ứng dụng email sử dụng ngày gửi ban đầu khi đặt hàng danh sách email. Vì vậy, người nhận có thể bỏ lỡ email của bạn là bạn trì hoãn nó quá lâu. Oh và nhớ để kiểm tra đúng cách trước khi dựa vào một trong những phương pháp dưới đây cho một cái gì đó quan trọng. Hãy bắt đầu nào.

Phương pháp 1: Cách trì hoãn việc gửi thư trong Outlook

Nếu bạn không tin rằng bạn sẽ trì hoãn các thư thường xuyên, việc trì hoãn một thư duy nhất có thể được triệu tập nhiều hơn. Hướng dẫn sau đây sẽ hoạt động trên Outlook 2016, Outlook 2013 và Outlook 2010. Nếu bạn đang sử dụng Outlook 2007, hãy tham khảo phần Ghi chú trong mỗi bước cho các đường dẫn chính xác của Outlook 2007.

Ngay sau khi bạn hoàn tất email của mình, không nhấp vào nút Gửi . Thay vào đó, hãy làm theo hướng dẫn dưới đây:

Sau khi bạn viết tin nhắn của mình, hãy nhấp vào tab Tùy chọn và điều hướng đến Giao hàng trễ .
Lưu ý: Trong Outlook 2007, hãy chuyển đến Tùy chọn> Tùy chọn khác và nhấp vào Phân phối chậm trễ .
Bây giờ dưới Tùy chọn phân phối, hãy bật hộp kiểm Không phân phối trước . Sau đó, nhấp vào trình đơn thả xuống của ngày và giờ để chọn các giá trị thích hợp.
Lưu ý: Trên Outlook 2007, hãy nhấp vào Tùy chọn thư để truy cập menu mà bạn có thể chọn ngày và giờ gửi.
Bây giờ bạn có thể nhấp vào Gửi một cách an toàn. tin nhắn sẽ vẫn còn trong Hộp thư đi của bạn cho đến khi đạt đến thời gian giao hàng.

Trong trường hợp bạn quyết định gửi tin nhắn sớm hơn ngày đã đặt trước đó, dưới đây là những gì bạn cần làm:

Mở rộng thư mục Outlook và nhấp vào thư bạn đã trì hoãn trước đó.
Chuyển đến Tùy chọn và nhấp vào Phân phối chậm trễ .
Lưu ý: Trong Outlook 2007, hãy chuyển đến Tùy chọn> Tùy chọn khác và nhấp vào Phân phối chậm trễ .
Chỉ cần bỏ chọn hộp bên cạnh Không phân phối trước đó.
Đóng cửa sổ cài đặt và nhấn Gửi .

Phương pháp 2: Trì hoãn tất cả thư điện tử với quy tắc

Nếu bạn muốn cung cấp cho mình một số phòng lung linh sau khi nhấn nút Gửi, phương pháp này sẽ giải quyết vấn đề của bạn. Bạn có thể trì hoãn việc gửi tất cả thư email của mình theo một số phút nhất định bằng cách thực thi quy tắc trong Outlook. Tuy nhiên, bạn không thể trì hoãn chúng trong hơn 120 phút, nhưng tôi nghĩ điều đó là quá đủ. Đây là những gì bạn cần làm:

Mẹo CHUYÊN NGHIỆP: Nếu vấn đề xảy ra với máy tính của bạn hoặc máy tính xách tay / máy tính xách tay, bạn nên thử sử dụng phần mềm Reimage Plus có thể quét các kho lưu trữ và thay thế các tệp bị hỏng và bị thiếu. Điều này làm việc trong hầu hết các trường hợp, nơi vấn đề được bắt nguồn do một tham nhũng hệ thống. Bạn có thể tải xuống Reimage Plus bằng cách nhấp vào đây

Trong khi trên cửa sổ chính của Outlook, hãy nhấp vào tab Tệp .
Ghi chú: Trong Outlook 2007, mở menu Công cụ, sau đó nhấp vào Quy tắc và Cảnh báo .
Sau đó, tìm và nhấp vào Quản lý quy tắc và cảnh báo.
Ngay sau đó, bạn sẽ thấy một hộp thoại Rules and Alerts xuất hiện. Nhấp vào tab Quy tắc email để mở rộng.
Nhấp vào Quy tắc mới .
Khi bạn thấy hộp thoại Quy tắc, hãy nhấp vào Áp dụng các quy tắc về thư tôi gửi (trong phần Bắt đầu từ quy tắc trống ). Nhấn Next để tiếp tục.
Bây giờ bạn sẽ thấy một danh sách với các điều kiện mà bạn có thể áp dụng. Nếu bạn muốn quy tắc áp dụng cho tất cả thư email bạn gửi, không chọn bất kỳ điều kiện nào và nhấp vào Tiếp theo .
Bạn sẽ phải bấm Có tại cửa sổ xác nhận tiếp theo.
Bây giờ từ danh sách hành động tiếp theo, hãy chọn hộp bên cạnh trì hoãn phân phối theo số phút. Tiếp theo, nhấp vào một số liên kết tại Bước và nhập số phút để trì hoãn phân phối tất cả thư email của bạn. Bạn có thể chèn các giá trị theo cách thủ công hoặc sử dụng mũi tên lên và xuống để điều chỉnh giá trị. Nhấn OK khi bạn hoàn tất.
Khi bạn đã hài lòng với quy tắc bạn đã tạo, hãy nhấn nút Tiếp theo .
Bạn sẽ được trình bày với một loạt các quy tắc ngoại lệ khác. Một lần nữa, nếu bạn muốn quy tắc áp dụng cho tất cả các email, hãy nhấn Tiếp theo mà không chọn bất kỳ hộp nào.
Bây giờ trên màn hình Wizard Wizard cuối cùng, hãy nhập tên cho quy tắc mới được tạo ra. Đảm bảo rằng hộp bên cạnh Bật quy tắc này được bật và nhấn Kết thúc .
Bạn có thể quay lại cửa sổ Quy tắc và Cảnh báo và nhấp vào Quy tắc email . Xác nhận rằng quy tắc bạn đã tạo trước đó được đặt ra bằng cách đảm bảo rằng hộp bên cạnh quy tắc được chọn. Nhấn Áp dụng để hoàn tất quá trình.

Lưu ý: Hãy nhớ rằng quy tắc được định cấu hình trước đó sẽ không được thực thi nếu Outlook bị đóng. Với điều này trong tâm trí, nếu bạn muốn đảm bảo rằng các email của bạn được gửi sau khi thời gian trễ, hãy chắc chắn để lại Outlook mở.

Gói lại

Không quan trọng bạn sử dụng phương pháp nào, đừng quên kiểm tra nó đúng cách trước khi dựa vào nó cho một cái gì đó quan trọng. Điều quan trọng là phải kiểm tra xem nhà cung cấp dịch vụ email của bạn có sử dụng thời gian khi bạn nhấp vào Gửi hoặc thời gian khi Outlook thực sự gửi thư sau khi trì hoãn hay không.

Trong khi tôi nhận được sự chú ý của bạn, bạn nên biết có rất nhiều add-in sẽ giúp bạn trì hoãn thư điện tử. SendLater, Email Scheduler và SetDeliveryTime là tất cả các lựa chọn thay thế miễn phí, tốt. Nhưng nếu bạn không muốn truy cập vào nhiều tùy chọn tùy chỉnh hơn, việc sử dụng các cách trì hoãn email gốc trong Outlook sẽ là quá đủ.

Những bài viết liên quan):

Không thể mở tập hợp các thư mục